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它不仅需要根据企业的行业发展阶段业务构成等做综合分析

来源:http://www.1q44.cn 责任编辑:kb88.com 2019-01-08 22:28

  访谈嘉宾:东陶(中国)有限公司 信息主管 张琦

  1995年东陶(中国)成立,其母公司是蜚声全球的日本东陶机器株式会社,即大家耳熟能详的高端卫浴品牌“TOTO”。目前,东陶(中国)已经在上海、北京、广州、厦门、深圳、南京、重庆、武汉分别设立了8家分公司。作为一家外资企业,在国内如火如荼信息化的进程中,东陶(中国)有着自己的节奏和特质。

  相对于早期的国内信息化进程较慢,东陶(中国)的信息化布局除了日本总部全球化战略的SAP系统之外,企业还部署了OA软件和CRM系统。

  基于东陶(中国)以“销售”为主的定位,和日企严谨的经营理念,东陶(中国)对信息化建设有着自己独到的理解。

  东陶(中国)有8家分公司和13个据点,分布非常广泛,分为华南和华西、华北以及华东,所以,其信息化面临的一个核心问题就是需要解决异地的问题,这是他们选择信息化系统平台的初衷。

  东陶(中国)信息主管张琦解释道:“这是普遍性的问题,包括异地也好、跨部门协作也好,应该说大部分公司都会碰到这个问题,更进一步的诉求就是解决信息孤岛的问题,也就是数据整合的问题。”

  基于异地办公平台的OA系统定位,东陶(中国)在2011年上线了国内某厂商的OA软件,然而在使用过程当中,他们不得不面对两个实际问题:一是东陶(中国)每年都会有一到两次的组织结构的变更,二是公司岗位的角色有很多兼职。每次变更都要把OA系统全部停掉,所有流程都不能在系统上走,这差不多需要一个月左右的时间,而且兼职造成的流程性错误也很频繁,这些对公司的业务会造成很大的影响。为了更好地适应企业发展,他们在2014年7月正式上线了致远协同管理系统。

  第一个是简便零代码的业务定制模式,这考虑的是效率和时间成本。

  张琦跟我们谈到,东陶(中国)的信息化板块隶属于东陶事业管理本部下属总务部的IT科,整个科室成员并不多,只有三个人负责中国地区所有据点的信息化工作,人力不足,所以高效的业务定制模式是他们所关注的。

  第二个就是系统对他们特色组织架构的建模,针对东陶的兼职问题,以及对组织架构调整时间周期的要求,他们希望可以灵活地调整和使用。

  再接下来,就是对整体流程的支撑度了。

  “当时解决的问题主要集中在我们的审批流程上面,把所有原OA软件上的单据,移植到致远的协同上,完成原有OA功能之后第一阶段就结束了。” 他们上线第一阶段的初始目的已经达到。

  这么庞大的数据和复杂的架构问题,移植过程中是否遇到问题?

  “具体来说,移植是没有问题的,因为原有OA系统用了多年,我们对系统的熟悉程度比较高,配合度也比较好,而且移植的单据以前都有。”

  张琦又聊到了东陶(中国)的组织特点,当东陶组织架构变动之后,流程都要重新做编辑。当时他们使用底表去固化每个单据的审批流,因此职位一旦变更,底表也要改变,每次改完之后核对的工作量非常大,这是他们一直碰到的问题。

  但到2016年,他们改掉了底表固化的模式,以员工角色为定义,这带来的效果就是工作量得到了极大的缩减。

  而这个以角色为属性的辅助底表即致远协同管理系统的特色之一:它由七个权限定义一个人在组织中的位置,核心角色就一个岗位。这就完美的解决了东陶(中国)的多角色组织架构问题。

  第一阶段完成后,接下来开始对东陶的业务需求进行实现,这个时候开始有了各业务部门对系统提出新要求,如店面管理部门对店面装修以及抽样进行管理的需求等,而这些新要求和需求都是依靠致远CAP业务定制平台做的定制化开发。

  为什么所有需求都是在致远协同平台解决,而不是选择更专业的业务系统?

  “因为业务部门会先根据需求来做选型,先去找一家开发公司说有这样的需求,你给我一个评估和报价,然后我们IT科会做比较,同样的功能可能涉及到内容、数据或是原始的模型在协同系统上已经有了,那么再重新开发的话成本会相当高,而且会有风险。但是我们在现有协同系统上做,可能只是经过一些简单的调整就能达到要求,风险也比较低。对我们来说,系统越少越好,如果企业每个需求都要部署一个单独系统的话,整合就是一个大问题,我们的目的是希望数据流能够逐渐归口,所以不太愿意重新开发。”

  张琦其实谈到了企业在上信息化系统时的一个普遍问题,即复用性和快速迭代。如果单独开发系统,不管是对系统的维护,还是将来要打通系统的流通等,都是一个巨大的成本问题。效率和成本,永远是企业的大命题。

  “协同上最核心还是审批流,因为我们的行政审批会越来越多,我们希望把它作为一个标准化的流程固化,原来都是通过线下发邮件来实现的。”

  什么是协同?我们提取几个关键词来看:协作、同时、一起、互相。信息化时代,协同也成为企业管理的重要关键词,对于东陶(中国)来说,因其业务的性质,经销商和店面管理是整个链条上的重要环节。

  东陶(中国)对经销商管理上有自己的一套标准,比如每两年就要重新规划店面的装修;每当发布新产品,经销商都要根据东陶(中国)的标准进行出样展示,等等。从这些细节我们能感受到其对严谨性的重视。

  东陶(中国)的经销商店面装修管理流程包括:经销商提交申请,比如什么场地、多少面积、现场图纸等全面提交,然后东陶的店面设计科会做整体设计,选配他们的出样样品,再到店面管理科去监督整体流程的管控。

  目前,已经有几十家旗舰店级别的经销商在致远协同管理平台上。

  “所以这里面包含了很重要的因素,一方面是装修流程的控制;第二方面是出样样品的控制,他们需要在手机端拍照,有报备,有图纸审核,所有的流程全部都是在致远协同上做的。”张琦补充道。

  通过这个系统,一方面,他们的经销商管理逐渐正规化,把流程全部固定下来,形成了标准化管理。另一方面,每个流程都达到了可控或者可见。

  而最后,所有完整的数据都会以报表形式体现出来。比如装修时长、KPI,使用了多少补充的样品、分别是哪些等等,它又反过来支撑了东陶整个经销商的管理,形成了一套闭环。

  提到数据,目前东陶(中国)分为两部分,一部分是业务性数据,基本上都在SAP系统中;一部分是事务性数据,包括财务单据和经销商数据等都在协同系统上。

  在数据层面,其实很多企业会在协同管理系统上进行数据的连接、梳理、分析、出报表等,但东陶(中国)并没有全盘参考,这也是其严谨性的体现,他们需要考虑几个方面,比如对协同上的数据的定义、安全级别等,他们要对风险负责;另外一方面就是成本问题,所以这是一个综合的考量。但他们已经在做协同上财务数据和SAP的对接,将于年底上线。

  相较于大刀阔斧的改革,严谨的东陶也许会让你觉得“谨小慎微”,但信息化其实是很“私密”的,它不仅需要根据企业的行业、发展阶段、业务构成等做综合分析,更本质的还有企业自身的特质和性质,也就是他的文化血液,这是核心的东西。

  但有一点,企业诉求都是一样的,即对信息化系统的稳定性以及是否能够长期支撑公司业务的发展。

  “所以基于这个考量,我们选择了致远协同管理平台。这些年用下来,平台本身的稳定性是一个基础,正因为稳定性,所以我们的员工在使用过程中,会把自己的想法、把原来并没有在系统上体现出来的单据或者管理需求提出来,而这些又将优化我们的管理。”

  谈到未来的规划,张琦提到目前各业务部门对系统运行的需求越来越多,接下来就看需求如何解决,他们倾向于在现有致远协同系统上做改变或提升,这也是接下来他们要去做的事情。

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